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Folha de Rosto
1. OBJETIVO Estabelecer e manter procedimentos documentados para Aquisição de Materiais.
2. APLICAçãO O procedimento e aplicável nas obras, Divisão de Compras, e almoxarifado central.
3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA PS2-VV -Manual de Cargos e Funções
4. DEFINIÇÕES Não aplicável.
5. responsabilidade E autoridade Vide íntegra do procedimento.
6. Procedimento
6. 1. Dados para aquisição 6.1.1. Solicitação de compras Deve ser preenchido um Pedido Interno de mercadorias (P.I.) pelo almoxarife de obras preenchendo corretamente: a obra de origem, as quantidades, especificação em cada peça, equipamento ou material requisitado.
6.1.2. Consulta ao Almoxarifado O encarregado das compras consulta o almoxarifado central para verificação do estoque. Caso haja o material solicitado em estoque, este será disponibilizado para obra e/ou setor, informando a sua baixa em arquivo. Em caso negativo, inicia-se o processo de aquisição.
6.1.3. Cotação de Preço A partir as solicitação de compra, o departamento de compras preenche uma Formulário para cotações (F.C.) com pelo menos três fornecedores definidos. Para aquisições inferiores a um salário mínimo, podem ser dispensadas as três cotações. Em caso de urgência na aquisição, o engenheiro responsável pela obra / setor deve autorizar a dispensa do formulário de cotações. Quando não for possível realizar as cotações, justifica-se no campo observações do formulários.
6.1.4. Análise e triagem: Após recebidas as propostas de preços, contendo as informações: preço, condições de pagamento, prazo de entrega, é feita a equalização do preço cotado com o contratado. verifica-se também se a cotação atende as especificações contidas nas instruções de materiais. Verificados todos esses itens, emite a ordem de compra em forma de Pedido Rápido Mercadoria (P.R.M.).
6.1.4.1. Aprovação Após triagem feita pelo Departamento de Compras, as cotações são encaminhadas junto com o P.R.M. à diretoria para sua aprovação, liberação e visto pelo diretor técnico. Após a ordem de compra ser liberada o encarregado das compras envia em no máximo um dia para o encarregado do departamento financeiro para programações financeiras.
6.1.4.2. Envio da Autorização de Compra Imediatamente, o responsável pelo setor de compras envia ou transmite o P.R.M. para o fornecedor classificado, informando local de entrega. Tão logo se efetue esse envio, emite-se uma cópia do P.R.M. para o Almoxarifado Central.
6.1.4.3. Envio da nota fiscal para o departamento de compras O responsável pelo almoxarifado central fica responsável pelo envio das notas fiscais ao setor de compras o mais rápido possível.
7. Registros Nota Fiscal
8. Anexos
8.2. Modelo de Formulário para Cotações
Responsável:
Data:
8.3. Modelo EXEMPLO de Pedido Rápido de Mercadorias
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