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folha de rosto
1. OBJETIVO Padronizar o processo de elaboração, aprovação, revisão, análise, emissão e descarte de procedimentos e o controle de documentos do Sistema de Gestão de Qualidade
2. APLICAÇÃO É aplicável a equipe da Qualidade.
3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
“Itens e Requisitos de Sistema de Qualificação de Empresas de Serviço e obras – SiQ – Construtoras”
4. DEFINIÇÕES
4.1. Política da Qualidade Princípios e intenções da empresa em relação à Qualidade.
4.2. Manual da Qualidade Documento que contém a Política e os Objetivos da Qualidade e descreve todo o Sistema da Qualidade.
4.3. Sistema da Qualidade Compreende a Estrutura Organizacional e o conjunto de responsabilidades, procedimentos, processos e recursos para implementação da Gestão da Qualidade.
4.4. Documento da Qualidade Todo documento, em papel ou meio eletrônico, que contenha informações ou dados relevantes para o Sistema da Qualidade.
4.5. Documento de Referência São documentos de referência, documentos da qualidade ou normas consultadas para a execução das atividades, citados nos procedimentos.
4.6. Procedimento Documento que orienta a execução de atividades incluídas no escopo do Sistema da Qualidade
4.7. Registro Comprovante de execução de uma atividade.
4.8 Usuário do Documento da Qualidade Funcionário da empresa que desempenha função de chefia direta ou indireta na execução de qualquer procedimento controlado pelo Sistema de Qualidade.
4.9 Documento Controlado Todo documento sobre o qual a empresa deve manter controle de destinação e alterações.
4.10 Documento Obsoleto Todo documento que sofre alteração ou é extraviado, perdendo a validade.
4.11. Sistema de documentos Conjunto de documentos apresentados em versão eletrônica, armazenados em cds ou em servidor de rede.
5. RESPONSABILIDADES
5.1 Representante da Administração Define os responsáveis, revisa e aprova os documentos da qualidade.
5.2. Equipe da Qualidade Elabora os documentos de qualidade em conjunto com os usuários do documento. Revisa os documentos da qualidade juntamente com o representante da administração.
5.3. Usuário do documento Acompanha e implementa os procedimentos operacionais referentes à sua área de atuação, bem como responsabiliza-se pelo arquivamento e conservação do mesmo, controlando os registros de qualidade conforme estabelecido no mesmo.
6. PROCEDIMENTOS
6.1 Definição de responsável(eis) pela elaboração dos documentos da qualidade A elaboração e revisão de documentos da qualidade são responsabilidade do representante da administração em conjunto com técnicos da área.
6.2 Estrutura do Procedimento Os documentos serão formados por margens superiores (caBeçalhos) e esquerdas. Todo procedimento deverá conter uma "folha de rosto" acompanhada pelo texto que constitui o documento
6.2.1 Margens As margens superiores ou cabeçalhos conterão:
As margens da esquerda encontrarão os atalhos para páginas que se encontram um nível abaixo na estrutura de documentos. Por exemplo, a página de origem deverá conter em sua margem à esquerda os documentos anexos do sistema da qualidade. 6.2.2 Folha de rosto A "folha de rosto" deverá ser padronizada e impressa conforme o modelo do Anexo I, contendo as seguintes informações:
6.2.3 Texto O texto que segue a folha de rosto deve seguir padrão (fonte, parágrafo, etc.) e tema (cores de fundo, detalhes, etc.) uniformes em todos os documentos da qualidade. O arranjo dos itens desses documentos será explicitado logo a seguir.
6.3 Arranjo dos Itens Em todos os documentos do Sistema de Qualidade, constarão os itens a seguir. O Manual da Qualidade, por sua vez, apresentará, além desses itens, Apresentação da Empresa e Histórico, Índice e Escopo do Sistema da Qualidade. Eles se apresentarão logo após a folha de rosto do Manual da Qualidade, serão organizados da seguinte maneira: A. Índice B. Apresentação da empresa e histórico C. Escopo do Sistema da Qualidade
6.3.1 Objetivo Este item descreve de forma sucinta o objetivo do documento.
6.3.2 Aplicação Citam-se neste item as áreas de aplicação do procedimento.
6.3.3 Documentos de Referência São os documentos ou normas que devem ser considerados para a execução da atividade, inclusive documentos e normas internas ou externas à empresa. Tais documentos e normas devem ser listados no Procedimento.
6.3.4 Definições Item do documento onde se explicita os significados de termos importantes para a compreensão do mesmo.
6.3.5 Responsabilidade e Autoridade A responsabilidade e autoridade para a elaboração do procedimento caberá ao setor no qual ele será aplicado.
6.3.6 Metodologia Íntegra do procedimento.
6.3.7 Registros Neste item, registram-se e arquivam-se as atividades descritas.
6.3.8 Anexos Deve-se anexar ao documento modelos dos formulários utilizados para a execução da atividade ou outros documentos aplicáveis.
6.4 Elaboração, Análise e Aprovação do Documento Sempre que for necessária a criação de um documento da Qualidade, o mesmo deve ser elaborado por um funcionário da área da empresa para a qual ele se destina. A necessidade de criação de um documento pode partir de qualquer funcionário envolvido no sistema da qualidade. Após sugestão desse funcionário, a equipe da qualidade fará uma avaliação da necessidade do mesmo sempre levando em conta:
O responsável pela elaboração de cada documento da qualidade envia ao representante da administração o mesmo para aprovação, em documento formato word em disquete, certificando-se da presença de sua assinatura e a data na capa do disquete. Os documentos somente podem ser utilizados após sua aprovação pelo RA, o qual o acrescentará ao sistema, sempre respeitando a formatação padrão contida neste documento. Como o único que possui acesso aos documentos do sistema de qualidade é o ra, a simples presença de qualquer procedimento no sistema constitui a aprovação do ra. A vigência do documento inicia a partir da data de aprovação do mesmo.
6.5 Numeração dos Documentos O Manual da qualidade é único, sendo identificado pelo código MQ seguido por um hífen, uma letra “v” e um algarismo que indica a versão do mesmo. Os procedimentos do sistema serão identificados com o código PS e um número seqüencial que identifica o procedimento seguido por um hífen, uma letra “v” um algarismo que indica a versão do mesmo. As instruções de trabalho serão identificadas com o código IT e um número seqüencial que identifica o procedimento seguido por um hífen, uma letra “v” e um algarismo que indica a versão do mesmo. As instruções de material serão identificadas com o código IM e um número seqüencial que identifica o procedimento seguido por um hífen, uma letra “v” e um algarismo que indica a versão do mesmo. Fichas e formulários seguem esse mesmo padrão. Exemplos: MQ-v1 Manual da qualidade versão 1 PS2-v3 Procedimento de sistema número 2, versão 3. IT15-v2 Instrução de trabalho número 15, versão 2. Im1-v2 Instrução de materiais número 1, versão 2. fos1-v1 Ficha de orientação de serviço número 1, versão 1 Quando for necessária a referência a qualquer documento sem especificar a versão, será utilizada a sigla “v v” de “versão vigente”. Exemplo: PS2-vv Procedimento de sistema número 2, versão vigente.
6.6 Controle de Alterações O controle de alterações é realizado preenchendo o campo “Controle de Distribuição” presente na folha de rosto do respectivo documento, competindo ao representante da administração a sua permanente atualização.
6.7 Controle de Distribuição O controle de distribuição e a distribuição dos documentos será de responsabilidade do representante da administração, ficando o original arquivado no computador/servidor da sala da qualidade e distribuindo-se as cópias controladas em forma de CD ou através da rede de computadores interna aos setores definidos. Serão implementados dois tipos de Controle: Será enviado para as obras um cD contendo todo o sistema de documentos com a assinatura do RA, permanecendo os "originais" arquivados no computador/servidor na Sala da Qualidade. O controle da remessa será feito através do Formulário de controle de cópias do sistema de documentos. Todas as cópias serão consideradas Controladas caso não possuam em seu cabeçalho o dizer "cópia não controlada". Para o caso de remessa de uma nova versão do sistema, a obra ou demais setores da empresa que receberam uma cópia controlada do mesmo, deverão devolver a obsoleta. O RA deverá escrever de vermelho em um dos cds devolvidos "cópia backup" e arquivá-lo; os demais serão destruídos. A distribuição ou substituição ficará a cargo da Equipe da Qualidade, sendo que no ato da entrega da nova cópia a mesma deverá recolher a cópia obsoleta.
6.8. Distribuição de Cópias não Controladas Será adotado quando solicitada cópia dos procedimentos que não estão descritas no Controle de Distribuição, ou cópias a mais para os devidos fins, externos à empresa. O controle de cópias não controladas se dará apenas com fornecimento da mesma com o dizer "cópia não controlada" no cabeçalho do sistema de documentos da qualidade, sendo obrigatória a autorização pela equipe da Qualidade.
6.9 Cancelamento dos Procedimentos Um documento poderá ser cancelado ou eliminado em duas circunstâncias:
6.10. Equipamentos necessários para manuseio do sistema de documentos
6.11. Controle de Documentos Externos Documentos e dados de origem externa, tais como normas técnicas, projetos, memoriais e especificações do cliente devem ser numerados, catalogados em uma lista mestra de documentos externos e arquivados em local determinado. Por exemplo, um jogo de plantas de projeto estrutural recebido, deve ser numerado, catalogado e arquivado na sala de arquivo de projetos. As normas técnicas devem ser arquivadas no acervo técnico da diretoria Técnica. Demais documentos devem ser arquivados na pasta da obra ou pasta específica, se for o caso. A numeração dos projetos devem seguir o seguinte padrão:
Exemplo: 10102304* representa a numeração da planta 4 (azul), da versão 3 (magenta), do projeto estrutural (verde) da obra 101 (vermelho). (*) A numeração será monocromática. As diversas cores do exemplo acima tem função didática, apenas. Legenda do tipo de projeto: 01 - projeto de arquitetura 02 - projeto estrutural 03 - Projeto de fundações 04 - projeto de instalações de água potável 05 - projeto de instalações elétricas 06 - Projeto de instalações hidro-sanitárias 07 - projeto de instalações contra incêndio e pânico 08 - projeto de instalações de telefone Demais tipos de projeto serão numerados seqüencialmente, a partir do número 09. 7 – Registros Lista Mestra de Procedimentos; Controle de Requisição de Cópias de Procedimentos para as Obras e Setores da Empresa; Controle de cópias do sistema de documentos da qualidade
8 – ANEXOS
8.1. "Folha de Rosto" dos Procedimentos FOLHA DE ROSTO
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